Komunikasi dalam organisasi sekolah

Komunikasi dalam organisasi sekolah

Pengenalan

Komunikasi berasal daripada perkataan Latin ‘Communiatus’ yang bermaksud berkongsi sesuatu. Keadaan ini menjelaskan seseorang itu sedang berusaha berkongsi idea atau maklumat dengan individu lain. Komunikasi juga turut ditakrifkan sebagai “seni memindahkan maklumat, idea dan sikap daripada seseorang kepada seseorang” (Emery, Ault & Agee, 1965) (dalam Hassan Awang Mat). Komunikasi juga dikatakan sebagai satu proses ke arah mewujudkan kesamaan dan berkongsi maklumat sama ada secara lisan atau sebaliknya dan mencipta makna terhadap maklumat itu (Siti Zobidah Omar & Romaiza Bidin, 2001).

            Komunikasi turut disifatkan sebagai satu keperluan yang amat penting dan berguna kepada manusia. Dalam kehidupan seharian, kita memerlukan bantuan daripada individu-individu lain.  Justeru, proses saling bergantung tersebut diuruskan melalui komunikasi dengan orang lain. Oleh itu, komunikasi mempunyai maksud yang luas dalam proses perkongsian makna, penyaluran dan penerimaan maklumat dalam kalangan individu.

Tuan Yacob (1998), menyatakan komunikasi sebagai informatif, iaitu seseorang individu itu mengerti dan mengetahui, dan juga sebagai persuatif, iaitu agar seseorang individu itu bersedia menerima sesuatu perubahan atau keyakinan untuk melakukan sesuatu perbuatan atau kegiatan. Pada hemat saya, komunikasi adalah alat dan sumber kepada manusia untuk terus berhubung dengan orang lain. Di samping itu, komunikasi turut penting dalam sesebuah organisasi sekolah ke mencapai matlamat bersama yang telah dirancang.

A.L.Ramaiah (1999), turut menyatakan bahawa komunikasi adalah satu proses antara perseorangan yang melibatkan pertukaran idea, maklumat dan pendapat ataupun melibatkan penghantaran dan penerimaan simbol yang bermakna. Harold Koontz & Heinz Weihrich (1997), mendefinisikan komunikasi sebagai pemindahan maklumat daripada pengirim kepada penerima supaya maklumat dapat difahami oleh si penerima. Di samping itu, Fred C. Luneberg (1995), menyatakan komunikasi adalah proses pemindahan maklumat dan pemahaman daripada seseorang kepada orang lain. Oleh itu, komunikasi adalah satu fenomena yang kompleks (Jaafar Muhamad,1999). Menurut beliau lagi, komunikasi adalah satu proses pertukaran  dan pemindahan maklumat serta mesej dari sesuatu sistem yang dibentuk, dipertahankan, diubahsuai dan dilaksanakan menurut kehendak dan penyesuaian seseorang kepada satu arah pencapaian matlamat yang telah ditetapkan bersama. Proses pertukaran boleh dilakukan melalui media massa, peralatan perantaraan dan isyarat formal dan tidak formal yang digunakan dalam organisasi.

Dengan perkataan lain, komunikasi boleh dirumuskan sebagai satu proses penyampaian  dan perkongsian maklumat dari pihak sumber atau pengirim kepada pihak penerima. Proses komunikasi berlaku secara berterusan. Kebiasaannya, reaksi penerima merupakan kayu ukur utama untuk menentukan sama ada sesuatu komunikasi itu efektif atau sebaliknya.

Konsep ‘Keperluan’ Dalam Komunikasi

‘Keperluan’ dalam proses komunikasi ialah tahap kepentingan komunikasi terhadap manusia. Dalam hal ini, ianya dianggap satu yang amat penting dalam hidup kita. Ianya setanding dengan keperluan asas lain seperti makanan, pakaian dan tempat tinggal. Memandangkan alam dunia adalah nyata, jadi keperluan komunikasi bersifat realiti dalam semua aspek kehidupan.  Kita sebenarnya dapat berhubung bagi hampir semua tujuan seperti pendidikan, perubatan, perhubungan, politik, dan perniagaan. Dalam proses kita bertukar-tukar pengalaman dan  pengetahuan dengan orang lain, kita mencipta makna antara diri kita dengan orang lain (Abdullah Hassan & Ainon Mohd, 2002).

            Bagi memenuhi proses komunikasi yang proaktif dan positif, kita harus mempunyai kemahiran supaya mesej dan maklumat yang disampaikan bermakna. Menurut Abdullah Hassan & Ainon Mohd (2002), kebolehan berkomunikasi sangat mempengaruhi sikap, nilai dan kepercayaan orang lain kepada kita. Melalui komunikasi kita dengan orang lain, kita turut dapat mengenali siapa diri kita berhubung dengan keistimewaan dan kelemahan diri kita. Kita juga mengetahui sama ada orang lain  memuja kita atau sebaliknya. Justeru, kepandaian berkomunikasi turut mempengaruhi hubungan kita dengan masyarakat.

Fungsi Komunikasi

Komunikasi yang dilakukan oleh manusia setiap masa mempunyai fungsi yang tertentu. Antaranya ialah:-

(i)                 Fungsi Memberitahu

Fungsi ini adalah fungsi terawal yang digunakan oleh manusia dengan tujuan untuk memberitahu tentang sesuatu perkara yang dirasakan oleh penyampai perlu diketahui oleh orang lain. Fungsi memberitahu ini menumpukan perhatiannya kepada penyampai atau sumber maklumat. Tujuan penyampai adalah untuk memberitahu apakah reaksi daripada mereka yang menerima maklumatnya tidak begitu dipentingkan. Untuk memastikan komunikasinya berjaya, komunikator yang menjalankan fungsi ini seringkali mengunakan strategi seperti menyebarkan maklumat sebanyak mungkin atau menyampaikannya dengan lebih kerap. Menurut Adler, Rosenfeld & Towend (1999), mendefinisikan komunikasi sebagai proses transaksi  yang berterusan untuk mewujudkan hubungan melalui pertukaran mesej.

(ii)               Fungsi Mendidik

Fungsi ni dianggap popular kerana bertujuan untuk mempengaruhi sikap atau tingkah laku orang lain. Di samping memberitahu maklumat, komunikasi bentuk ini dapat menambahkan pengetahuan tentang sesuatu perkara atau bidang. Fungsi ini mementingkan kedua-dua pihak penyampai dan penerima maklumat memastikan fungsi mendidik tersebut dicapai. Kejayaan fungsi ini bergantung kepada sejauh mana seseorang itu merasai pengetahuannya bertambah hasil daripada pendedahan terhadap maklumat yang diterimanya.

(iii)             Fungsi Membujuk

Cara ini adalah bertujuan untuk mengubah sikap dan tingkah laku orang lain. Untuk mendapat kesan ini, pengguna tidak terhad kepada penyebaran maklumat tetapi mestilah dapat menembusi perasaan dan emosi individu atau kumpulan yang menjadi sasaran maklumat itu. Ada kalanya fakta dan maklumat yang disampaikan kepada kita tidak tepat atau disengaja diputarbelitkan, misalanya iklan dalam rancangan televisyen dengan tujuan untuk mempengaruhi dan mengubah sikap atau tingkah laku manusia di samping membuat rayuan emosi kita.